A Szolnoki Kistérség Többcélú Társulása Társulási Tanácsa a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6. §-ában foglaltak értelmében a Társulás mint ajánlatkérő által lefolytatott közbeszerzési eljárások rendjének megállapítása tárgyában a jelen Szabályzatot alkotja:

 

 

 

 

1./A jelen szabályzat célja, hogy a szakszerű, hatékony és jogszerű beszerzések érdekében a Kbt., illetve egyéb közbeszerzési jogszabályok rendelkezéseivel összhangban egységes szabályokat állapítson meg a Társulás közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, ellenőrzésének eljárási és felelősségi rendje; a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi köre és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje tárgyában.

 

2./A szabályzat előírásai szerint járnak el a Társulás eljárásba bevont munkavállalói, szervezeti egységei, illetőleg bármely polgári jogi szerződés alapján az eljárásba bevont személyek és szervezetek.

 

3./A Kbt. 2. § (1) bekezdésében foglaltakra tekintettel a jelen szabályzat szerint kell eljárni a közbeszerzési és tervpályázati eljárásokban, amelyeket a Társulás visszterhes szerződés megkötése céljából köteles lefolytatni az adott tárgyú és értékű beszerzések megvalósítása érdekében.

 

4./A szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések:

-árubeszerzés

-építési beruházás

-építési koncesszió

-szolgáltatás megrendelése

-szolgáltatási koncesszió

-tervpályázat,

amennyiben azok értéke a közbeszerzés megkezdésekor a Kbt-ben, illetve a költségvetési törvényben meghatározott összeget eléri vagy meghaladja.

 

 

5./A Kbt. előírásainak megkerülése céljából a közbeszerzést részekre bontani tilos.

 

 

6./A jóváhagyott költségvetés, valamint a felmért beszerzési igények alapján és azzal összhangban a költségvetési év elején, április hónap 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) kell készíteni, mely értékhatártól függetlenül tartalmazza a tárgyévre tervezett beszerzéseket, valamint azok időbeni és pénzügyi ütemezését.

A beszerzési tervnek ki kell térnie a beszerzéssel szemben támasztott műszaki specifikációra, valamint a költségelemzés alapján számított beszerzési értékre.

 

-          Elkészítéséért felelős: a Társulási Tanács Kistérségi Irodájának Vezetője.

-          Határidő: április 15.

-          Jóváhagyja: a Társulási Tanács.

 

7./ A Kbt.42.§. szerinti eljárás esetén, az előzetes tájékoztatót a Társulás költségvetésének jóváhagyását követő tizenöt napon belül lehet megküldeni a Közbeszerzési Értesítőnek.

A tájékoztatóban szerepelnie kell

            a./ a kizárólag saját forrásból

            b./ a saját forrás mellett külső forrásból megvalósítani tervezett közbeszerzéseknek.

 

 A tájékoztatónak tartalmaznia kell az előző költségvetési időszakban jóváhagyott közbeszerzéseket akkor, ha a közbeszerzési eljárás első bekezdése szerinti megküldés időpontjáig még nem kezdődött meg.

A tájékoztató megküldéséről az ajánlatkérésre jogosult személy gondoskodik.

 

8./A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésekre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, illetve a tervben feltüntetett közbeszerzési eljárást nem kötelező lefolytatni akkor, ha előre nem látható közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is.

A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az ajánlatkérőnek a honlapján, ha nem rendelkezik honlappal a Közbeszerzések Tanácsa honlapján – a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás elkészítésétől számított öt munkanapon belül – közzé kell tennie. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie.

A közbeszerzési terv elkészítése előtt az ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell.

-          A módosítás, aktualizálás elkészítéséért felelős: a Társulási Tanács Kistérségi Irodájának Vezetője.

 

9./Az ajánlatkérőnek beszerzése megvalósítása során törekednie kell a környezetvédelmi szempontok figyelembevételére.

 

10./A Társulás a közbeszerzési eljárást megindító felhívást – a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyek megléte esetén – akkor tejeti közzé, ha rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. Amennyiben a Társulás támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani, az ajánlati felhívást közzéteheti. Az ajánlati felhívásban (az egyéb információk körében) fel kell hívni az ajánlattevők figyelmét erre a körülményre, valamint a Kbt. 48.§ (3) bekezdésben foglaltakra.

 

 

11./Minden egyes közbeszerzési eljárást – annak előkészítésétől a szerződés teljesítéséig terjedően – írásban dokumentálni kell: valamennyi eljárási cselekményt írásban kell rögzíteni.

A Kbt. 7. §-a értelmében a közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi iratot az eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni.

 

12./A Társulás munkaszervezeténél a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátására önálló szervezeti egység nem kerül kialakításra.

 

13./A Társulás nevében eljáró személyek, illetve mindazon személyek, akik az adott beszerzés előkészítő vagy egyéb szakaszában bármilyen módon részt vesznek, összeférhetetlenségi nyilatkozatot kötelesek tenni. Az összeférhetetlenségi nyilatkozatokat az eljárás irataihoz kell csatolni.

 

-          Az összeférhetetlenség vizsgálatáért felelős: az Irodavezető.

14./A közbeszerzés előkészítésében, a felhívás, dokumentáció elkészítésében, az ajánlatok értékelésében, valamint az eljárás más szakaszában a Társulás nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetve szervezeteknek megfelelő szakértelemmel kell rendelkezniük; legalább a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértő bevonása szükséges.

 

15./A Társulás az ajánlatok elbírálására legalább 3 tagú bírálóbizottságot hoz létre, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az eljárást lezáró döntés meghozatalára jogosult testület, a Társulási Tanács részére.

 

A bírálóbizottságba delegált személyeket a Társulási Tanács jelöli ki. A bizottság akkor határozatképes, ha ülésén a tagok legalább 2/3-a jelen van. A bizottság az eljárás során hozott döntéseiről jegyzőkönyvet készít, melyhez mellékelni kell a tagok indokolással ellátott bírálati lapjait is. A tagok kézjegyével hitelesített jegyzőkönyvet az eljárás irataihoz kell csatolni.

 

16./Hivatalos közbeszerzési tanácsadó eljárásba való bevonásáról a Társulási Tanács dönt.

 

17./ A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő – kivéve a központosított közbeszerzés során ajánlatkérésre feljogosított szervezetet – a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett névjegyzékben szereplő, hivatalos közbeszerzési tanácsadót (11. §) köteles bevonni, figyelembe véve egyben a 10. § (1) és (2) bekezdése szerinti követelményeket. Az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzések esetében az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásba független hivatalos közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni, egyéb esetekben az ajánlatkérővel munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló hivatalos közbeszerzési tanácsadó is bevonható.

 

 

18./A Társulás, beszerzéseinek szakszerű lefolytatása érdekében lebonyolító személyt vagy szervezetet bízhat meg.

 

19./A közbeszerzési eljárás előkészítő szakaszában kiválasztott eljárási fajtának megfelelő hirdetmény közzétételét írásban engedélyezni kell.

 

-          A közzétételt írásban engedélyezi: a Társulás Elnöke.

 

20./Az ajánlatok bontását a hirdetményben meghatározott időpontban és helyszínen kell megkezdeni. Az ajánlatok bontásán jelenlévő személyek körét a Kbt. 80. § (2) bekezdése tartalmazza.

A bontás során ismertetni kell az ajánlattevők nevét, címét (székhelyét), valamint azokat a főbb, számszerűsíthető adatokat, amelyek a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülnek. A bontásról jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet 5 napon belül meg kell küldeni valamennyi ajánlattevő részére.

 

21./A felbontott ajánlatokat meg kell vizsgálni abból a szempontból, hogy azok megfelelnek-e a felhívásban, a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott követelményeknek.

 

22./ A hiánypótlást az összes ajánlattevő számára, azonos feltételekkel kötelező biztosítani. A hiánypótlásról egyidejűleg, közvetlenül, írásban kell értesíteni az ajánlattevőket, megjelölve hiánypótlási határidőt, továbbá ajánlatonként a hiányokat, és annak elmulasztása következményének (érvénytelenség megállapítása) megjelölésével. A hiánypótlási felhívásban a hiányokat pontosan meg kell jelölni.

 

23./Az ajánlatok bontását követően a Bíráló Bizottság ajánlatonként ellenőrzi, hogy az ajánlatok megfelelnek-e az előírt formai követelményeknek, azok tartalmazzák-e a kötelezően benyújtandó igazolásokat, nyilatkozatokat és egyéb okiratokat, illetve megvizsgálja a csatolt igazolások és nyilatkozatok tartalmát, majd e vizsgálata eredményét ajánlatonként összesíti. Az összesítés során a Kbt. megfelelő jogszabályi előírásának feltüntetésével külön kell megállapítani a kizárást és az érvénytelenséget eredményező körülményeket. Az ajánlattevők szerződés teljesítésre való alkalmassága kizárólag a felhívásban meghatározott szempontok alapján vizsgálható. Az alkalmatlanná minősítés egyértelmű indokait szintén ajánlatonként kell összesíteni.

A kizárás, érvénytelenség és alkalmatlanság megállapításáról az érintett ajánlattevőket az erről hozott döntést követő 5 napon belül írásban értesíteni kell.

 

24./A Bíráló Bizottság az alkalmasnak minősített ajánlattevők érvényes ajánlatait a felhívásban meghatározott legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlat szempontja alapján bírálja el.

Az ajánlatok értékelését a Bíráló Bizottság tagjai indokolással ellátott bírálati lapjaikkal igazolják. Az értékelő ülésről a Bíráló Bizottság jegyzőkönyvet készít.

-          Az ajánlatok értékeléséért felelős: a Bíráló Bizottság Elnöke

Az ajánlatok felbontását az ajánlattételi határidő lejártakor meg kell kezdeni.

 

Az eljárás eredményét legkésőbb az ajánlatok felbontástól számított harminc – építési beruházás esetében hatvan – napon belül, az ajánlati felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpontban nyilvánosan kell kihirdetni.

.

Az ajánlatkérő az eredményhirdetés időpontját – indokolt esetben – egy alkalommal, legfeljebb harminc nappal elhalaszthatja. Az ajánlatkérő az eredeti határidő lejárta előtt köteles a halasztásról és annak indokáról, valamint – ha szükséges (99. § (3) bekezdése) – a szerződéskötés új időpontjáról (99. § (3) bekezdése) az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatni.

 

 

25./Az ajánlatok értékelésének befejeztével a Bíráló Bizottság javaslatot tesz a nyertes ajánlattevő személyére. Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki a felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, továbbá a megadott bírálati szempontok egyike szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette, azaz vagy a legalacsonyabb ellenértékű ajánlatot tette, vagy az összesített pontszáma a legmagasabb.

 

-          Az eljárás eredményéről dönt: a Társulási Tanács.

 

26./Az eljárás eredményét, eredménytelenségét az előzetesen jóváhagyott döntés alapján nyilvánosan kell kihirdetni a felhívásban megjelölt időpontban. Az eljárás írásbeli összegzését az eredményhirdetés során részletesen ismertetni kell, azt a jelenlévő ajánlattevőknek át kell adni, a távollévő ajánlattevők részére az eredményhirdetést követően haladéktalanul telefaxon vagy elektronikus úton kell megküldeni.

Az eredményhirdetésről jegyzőkönyvet kell készíteni.

 

-          Az eljárás eredményét kihirdeti: a Bíráló Bizottság elnöke, vagy az általa megbízott személy.

 

 

27./A kötelezettségvállaló a Bíráló Bizottság javaslatára alapozva dönt és vállal kötelezettséget.

A kötelezettségvállaló a BÍráló Bizottság javaslatától eltérő tartalmú határozatot is hozhat. Ilyen, a bizottsági javaslattól eltérő tartalmú határozat esetén a kötelezettségvállalót terheli a döntéssel kapcsolatos felelősség, valamint az esetleges jogkövetkezmények.

 

28./Az eljárás eredményeként létrejövő szerződés csak az eljárás nyertesével vagy

-az eljárás nyertesének visszalépése vagy

-az eljárás nyertesének a 60. § (1) bekezdésének, valamint – ha az ajánlatkérő előírta – a 61. § (1), illetőleg (2) bekezdésének hatálya alá nem tartozásával kapcsolatos igazolás(ok) benyújtásának elmulsztása esetében az ajánlatok értékelése során a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel) köthető meg.

 

 

 

29./ A szakértő a Bíráló Bizottság titkár[ság]aként működve látja el a Bizottság munkájának előkészítését és koordinálását. A szakértő biztosítja a jogi előkészítést, jogi szakvélemény elkészítését.

 

30./A szakértő feladatai:

-           a Kistérségi Iroda által megadott pénzügyi, költségvetési információk alapján elkészíti az éves közbeszerzési tervet, javaslatot tesz az aktuális közbeszerzések ütemezésére és a közbeszerzési eljárás típusaira;

-           a rendelkezésére bocsátott adatok, műszaki leírások alapján előkészíti az ajánlati, részvételi felhívást, valamint a dokumentációt és jóváhagyásuk után intézkedik a felhívások közzététele iránt

-           javaslatot tesz az ajánlattevők alkalmasságának feltételeire, illetve azok igazolási módjára;

-          közreműködik a bírálati szempontrendszer meghatározásában;

-           részt vesz az ajánlatok bontásában, gondoskodik a jegyzőkönyv elkészítéséről;

-           az ajánlatok elbírálása során vizsgálja a felhívásban, a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételek teljesülését

-          az érvényes ajánlatok elbírálásához szakvéleményt készít, illetve készíttet – szükség szerint – külső szakértő bevonásával;

-          az érvényes ajánlatok összevetését elkészíti az előzetesen megállapított elbírálási szempontok szerint és elvégzi az ajánlatok értékelését, illetve javaslatot tesz a többi, érvényes ajánlat sorrendjének kialakítására;

-          végzi a közbeszerzéssel kapcsolatos valamennyi szakmai és adminisztrációs feladatot;

 

 

 

31./A közbeszerzési eljárások munkafolyamatba épített ellenőrzéséről az Ellenőrző Bizottság gondoskodik.

A Társulási Tanács a közbeszerzési eljárások ellenőrzésének lefolytatására külső ellenőrző szervet bízhat meg.

 

32./A közbeszerzési eljárások előkészítésének kezdetétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig valamennyi eljárási cselekményt dokumentálni kell.

A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban keletkező iratokat eljárásonként külön iktatási számon kell iktatni. Az iratokat az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni.

 

 

 

 

 

33./A közbeszerzési eljárással kapcsolatos – a Kbt-ben és egyéb közbeszerzési jogszabályokban, valamint a jelen Szabályzatban meghatározott – kötelezettségek megszegése vagy elmulasztása esetén az eljárásban résztvevő személyek, illetve szervezetek felelősségére az ajánlatkérővel fennálló jogviszonyra, illetve az egyéb kötelességszegésekre vonatkozó felelősségi szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

 

34./A közbeszerzési eljárásban igénybe vett hivatalos közbeszerzési tanácsadó, illetve egyéb külső szakértő felelősségét az adott jogviszonyt szabályozó szerződésben kell rögzíteni.

 

 

Ajánlatkérő: a Társulás.

 

Kötelezettségvállaló: a Társulási Tanács, illetve a nevében – a hatályos jogszabályokban, az SZMSZ-ben, – megjelölt kötelezettségvállalásra jogosult személy.

 

Ajánlatkérő nevében eljáró személyek: az ajánlatkérő megbízása alapján a közbeszerzési eljárásba bevont személyek.

 

 

 

A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Kbt. rendelkezéseit kell alkalmazni 

 

 Kelt: Szolnok, 2010. január 27.